Elektronische Rechnungen für den Mittelstand

Elektronisch erzeugte Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen werden immer häufiger nicht mehr ausgedruckt und per Post versandt, sondern elektronisch übermittelt. Besonders sinnvoll ist dies bei Dokumenten, die nicht nur zum Lesen erzeugt wurden, sondern die weiterverarbeitet werden müssen. In diesem Fall haben beide Geschäftspartner Vorteile: Der Versender spart sich Druck, Versand und Portokosten, der Empfänger muss die Dokumente für die Weiterverarbeitung nicht einscannen oder manuell erfassen.

Wer sich vom althergebrachten Handling der Papierrechnung verabschiedet, spart Zeit und Geld. Andererseits hat das Bundesministerium für Finanzen verfügt, dass elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen, wenn der Empfänger die Rechnung beim Vorsteuerabzug geltend machen möchte. "Nicht nur deshalb scheuen noch viele mittelständische Unternehmen die Umstellung auf Bits und Bytes. Sie fürchten neben den rechtlichen Anforderungen vor allem die technische Komplexität der Thematik sowie die mangelnde Akzeptanz der elektronischen Rechnungen bei Partnern", so Niels Mache, Vorstandsvorsitzender der struktur AG. Er fügt hinzu: "Diese Ängste sind mit der richtigen Lösung absolut nicht notwendig".

Denn die Umstellung ist gar nicht so kompliziert. Dies beweist z.B. die baden-württembergische Volz Luftfilter GmbH & Co. KG, ein Hersteller von Luftfiltern für die Lüftungs- und Klimatechnik sowie Lackier- und Trocknungstechnik. Das mittelständische Unternehmen versendet seine Rechnungen ab sofort online. Bei ca. 50.000 Rechnungen spart das Unternehmen stolze 60.000 Euro pro Jahr. Die notwendigen Investitionen amortisieren sich so innerhalb des ersten Jahres.

Ein Klick genügt, der Rest läuft wie von selbst

Für die Umsetzung stellte eine länderübergreifende Firmenkooperation aus der yourIT oHG (Hechingen), der PROUT Software GmbH (Darmstadt), der GSD Software mbH (Stockheim-Neukenroth) und der struktur AG (Stuttgart) ein Komplettpaket zusammen. Hat eine Mitarbeiterin der Buchhaltung jetzt alle Rechnungsdaten erfasst und klickt auf "senden", setzt sich im Hintergrund ein automatisierter Prozess in Gang. Die Daten werden in das herstellerunabhängige XML-Format übertragen, gleichzeitig wird eine gut lesbare PDF-Rechnung erzeugt. Die Daten werden vom icoya Signatur Server auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft.

Anschließend signiert der icoya Signatur Server die Rechnungsdaten im XML-Format und erzeugt auf der PDF-Rechnung einen 2-dimensionalen Barcode. Dieser enthält die Rechnungsdaten im herstellerunabhängigen XML-Format und kann immer wieder neu ausgelesen und überprüft werden. Selbst dann wenn die Rechnung gefaxt oder gedruckt wurde. Anschließend wird die Rechnung automatisch per E-Mail an den richtigen Rechnungsempfänger versandt und die Dokumente inklusive Protokoll automatisch archiviert. Beim Empfänger eingegangen, kann die Signatur über den kostenfreien icoya Scan Processor schnell und einfach geprüft werden. Eine darin enthaltene Komponente gewährleistet zudem die GDPdU-konforme Archivierung des Prüfprotokolls. Mit der ERP-Version des icoya Scan Processors können die Rechnungsdaten vollautomatisch in das ERP-System des Rechnungsempfängers übernommen und direkt weiterverarbeitet werden

Kostengünstig und sicher

Mit dem e-Billing Komplettpaket spart nicht nur der Rechnungssteller bei Erstellung und Versand, sondern auch der Rechnungsempfänger. Er senkt seine Archivkosten und hat ohne weitere Kosten alle rechtlich erforderlichen Prüfdokumente der Signatur archiviert. Über den Barcode in den PDF-Dokumenten ist zudem sichergestellt, dass die nach der GDPdU-Verordnung notwendige maschinelle Auswertbarkeit der Rechnung gewährleistet ist. Für den Rechnungsempfänger ist diese Komplettlösung also nicht nur kostengünstig, er ist auch rechtlich auf der sicheren Seite. Da verwundert es nicht, dass ein Großteil der Kunden der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG sofort bereit war, elektronische Rechnungen zu akzeptieren.